วิธีการทำบัญชี มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

วิธีการทำบัญชี  มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

ปัจจุบันการทำบัญชีเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการช่วยทำมากขึ้น ซึ่งช่วยเพิ่มความสะดวกสบายและลดขั้นตอนการทำงานจากในอดีตไปหลายขั้นตอน  ซึ่งวิธีการทำบัญชีเบื้องต้นเรามีขั้นตอนการทำงานดังนี้

 

1.การรวบรวมและตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร และจัดทำเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

การจัดรวบรวมเอกสารมักจะเรียงตามประเภทของการทำธุรกรรม ได้แก่

-การสั่งซื้อสินค้า

-การขายสินค้า

-การรับชำระหนี้

-การจ่ายชำระค่าใช้จ่ายต่างๆ

ซึ่งมักจะมีเอกสารที่เกี่ยวข้องตามมา เช่น ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญจ่าย สมุดรายวันทั่วไป เมื่อรวบรวมเป็นหมวดหมู่ได้แล้ว โดยหลักทั่วไปเรามักจะมาเรียบเรียงตามวันที่เพื่อให้ง่ายแก่การค้นหา

การจัดทำบัญชียังจะต้องพึ่งพาในส่วนเอกสารต่างๆและจะต้องเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นตามกฎหมาย นักบัญชีจะต้องทำการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารดังกล่าวได้จัดทำขึ้นตามข้อกำหนดของกฎหมาย ไม่เช่นนั้นหากเอกสารมีข้อผิดพลาดขึ้น อาจจะทำให้เกิดความเสียหายแก่กิจการได้ ทั้งในเรื่องจ่ายค่าเบี้ยปรับ เงินเพิ่ม บางอาจทีอาจจะหมายถึงโทษทางอาญาด้วย

นอกจากการตรวจสอบเอกสารตามข้อกำหนดของกฎหมายแล้ว นักบัญชีจะต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของเอกสารและขั้นตอนการทำงานต่างๆของธุรกิจ โดยเฉพาะขั้นตอนการอนุมัติการสั่งจ่ายต่างๆ ซึ่งข้อพึงระวังของปัญหาที่เกิดจากการตรวจสอบไม่ดี เช่น การจ่ายเงินขาด จ่ายเงินซ้ำ ตัวเลขในเอกสารมีข้อผิดพลาด จ่ายเงินก่อนกำหนดชำระ ผู้รับเงินไม่ตรงกับชื่อผู้ขาย

 

2.การบันทึกบัญชีตามแบบผังบัญชี

                หลังจากที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารแล้ว เราจึงทำการบันทึกบัญชีตามผังบัญชี โดยปกติเรามักจะกำหนดเลขที่ผังบัญชีเป็นหมวดหมู่ โดยมักจะ 4 หรือ 6 หลัก และเลขหลักแรกหมายถึงประเภทบัญชีสำคัญ

1xxx ใช้สำหรับกำหนดบัญชีสินทรัพย์

2xxx ใช้สำหรับกำหนดบัญชีหนี้สิน

3xxx ใช้สำหรับกำหนดบัญชีต้นทุน

4xxx ใช้สำหรับกำหนดบัญชีรายได้

5xxx ใช้สำหรับกำหนดบัญชีต้นทุนขาย

6xxx ใช้สำหรับกำหนดบัญชีค่าใช้จ่ายผันแปร

7xxx ใช้สำหรับกำหนดบัญชีค่าใช้จ่ายคงที่

 

3.การปิดบัญชี

                กิจการจะทำการปิดบัญชีทุกเดือน เพื่อสรุปผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลา 1 เดือนที่ผ่านมาและจะทำการปิดบัญชีอีกครั้งเมื่อครบ 1 ปี เพื่อให้ผู้สอบบัญชีทำการตรวจสอบงบการเงินเพื่อเตรียมเอกสารแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี

                การปิดบัญชีคือจะทำให้มีผลต่องบกำไรขาดทุน โดยกลุ่มรายได้และค่าใช้จ่ายจะมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ ในขณะที่กลุ่มอื่นจะยังคงมียอดคงเหลือยกไปในงวดบัญชีถัดไป การที่ยอดคงเหลือประเภทรายได้และค่าใช้จ่ายเป็นศูนย์นั้น ทำให้เกิดการโอนผลกำไรหรือขาดทุนสุทธิไปรวมกับบัญชีกำไรสะสมที่มียอดยกมาจากงวดก่อน กรณีดังกล่าวนี้ใช้ได้กับการปิดบัญชีประจำปีเป็นหลัก ในกรณีการปิดบัญชีประจำเดือน สามารถสรุปผลการดำเนินงานได้เช่นกัน แต่โดยทั่วไปจะยังไม่ทำการโอนเข้าบัญชีกำไรสะสม

 

4.การวิเคราะห์ข้อมูลหลังปิดบัญชีและการจัดทำรายงาน

                การวิเคราะห์ข้อมูลหลังจากปิดบัญชีเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการจัดทำบัญชี เนื่องจากจะทำให้นักบัญชีได้ตรวจสอบความถูกต้องของการจัดทำบัญชี และก่อให้เกิดการค้นหาคำอธิบายรายการที่แสดงผลแตกต่างไปจากที่ควรจะเป็น ซึ่งจะเป็นประโยชน์แก่ผู้ใช้ข้อมูลเป็นอย่างมาก

 โดยหลักที่จะต้องมีการวิเคราะห์เพิ่มเติมคือ

1.การวิเคราะห์รายได้และค่าใช้จ่าย

2.การวิเคราะห์รายการในงบดูล

3.บัญชีเงินสดและเงินฝากธนาคาร

4.บัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้

5.บัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย

ฝ่ายบัญชีเปรียบเสมือนศูนย์กลางในการรวมข้อมูลของการดำเนินกิจการ การจะนำข้อมูลที่มีอยู่ในระบบไปใช้จะต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูล รวมไปถึงควรจะมีการจัดนำเสนอข้อมูลเพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถทราบถึงแนวโน้มผลประกอบการและปัญหาที่เกิดขึ้น เพื่อจะได้นำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพในการประกอบกิจการต่อไป